ほんのひととき

本で解決。悩めるアラフィフ本の虫のおすすめ。

迷惑をかけないExcel文書の作成

今日はお仕事の話を。

私は長年、オフィスソフトやCADの使い方を教えています。
生徒さんは主に仕事をしている方。仕事を終えた夜間に公的なお安い講習があります。
基礎を知りたい。仕事に活かせることを知りたい。地域での書類作成に活用したい。
初めてのチャレンジの人、もっと楽に使いたい人たちが老若男女、目的もレベルもまちまちで集まってきます。

レベルはざっくりと基礎と応用とわけてありますが、基礎は知ってるから応用に来た。と言われても、基礎で知っておいてほしいことを知らなかったりします。
だって、講習用のテキストは決まっていて、基礎に載っていることが基礎。応用は基礎からのステップアップということで、基礎の内容はほぼ載っていません。
テキスト変えたらいいのにと思いつつも、公的機関なので決まってるんです。

そうなると応用の講座では、基礎の内容を踏まえないといけないので、これ知ってるかな?と受講者のレベルを見て進めることになります。そうなると基礎も応用も両方講義をすることになるから、日程がキチキチに…

そうなるとホントに基礎はもうわかっているという人からは不満の声が出ます。
そこでステップアップ講座を作ろう!と、マクロ入門講座が出来ました。
マクロやVBAといった作業に憧れがあるんでしょうね。VBA使えたら上級者☆彡なんて。

それは、ちゃいますからヾ(-Д-)
これ、私がサブテキストにしたい本「迷惑をかけないExcel」

迷惑をかけないExcel

迷惑をかけないExcel

 

 講習は夜なので、私、昼間は事務作業も含んだ仕事を色々してきました。
その時に痛感したのが、ちょっとExcelに詳しい人がいると、便利だろってやたらVBAで自動化したがる。いや、それはそれで便利だったらいいんですが、それがみんなで使う書類、継続して使う書類だった場合、不具合や内容の変化が生じたときに誰がその書類を修正するのか!!

作った人が異動していたり、辞めていたら…その中身は?本人にしか理解できないような記述の仕方だったら?別の人に解読してもらって修正する文書なんて まさに 迷惑!

使用目的は?個人?共有? 印刷物を使う?入力して使う?
入力データを後に活用する?一回こっきり?
メンテナンス者は決まっている?いない?どう管理する?

家で自分のために作っている書類なら好き勝手でいいんです。
職場だとそうはいかない。そのあとを考えていかないと。ということをアピールして、私はマクロ講座に入らせてもらっています。
Excelの基本操作だけで十分なこともある。関数は便利だけど、複雑なものにすると修正が大変だし、ちょっとした操作でエラー表示になってしまうことも。その保護方法も知っておく。もちろん、人間の考えを必要としないような単純で手間のかかることはマクロやVBAをつかうのがグッド。

誰でもが使いやすく、修正するときに少しわかる人がわかるようなマニュアル・仕組みを作っておくのが大事ですね。
基本操作・関数・VBA、それぞれの特徴を活かして、人に迷惑をかけない書類を作成したいものです。

このマクロ講座、大喜びで受講したものの、VBA言語でプログラミングするという現実を知り、なんて難しいんだ~活用できるかしら~って人続出(笑)
で、応用の上の実践的なテクニック講座をしてくれ!と要望が。
ここ最近。Excel担当者になっているのでこの無茶ぶりが私にやってくる。 

Excel 最強の教科書[完全版]――すぐに使えて、一生役立つ「成果を生み出す」超エクセル仕事術

Excel 最強の教科書[完全版]――すぐに使えて、一生役立つ「成果を生み出す」超エクセル仕事術

 

小技テクニックばかり掲載されたこの本をテキストにして、さぁどうやって講習進めていこうか。
でもこういった受講者の声が取り上げられて、新たな取り組みが出来るということはとてもいいこと。私にとってもさらなるステップアップ。楽しいことだ♪